PENYELAMAT CATATAN KERJAMU

Meskipun sekarang zaman digital yang banyak orang mencatat sesuatu di aplikasi note di handphone. Tetapi buku agenda tetap tidak kehilangan ketenarannya loh! Apalagi dalam dunia kerja, buku agenda itu masih menjadi salah satu barang penting dalam pekerjaan.

Diantara kalian siapa nih yang tidak tahu bahkan belum pernah tahu soal buku agenda ??? nah daripada bingung,  yuk kita bahas sama sama tentang pengertian, fungsi dan macam macam dari buku agenda!

• Pengertian Buku Agenda

Pasti beberapa dari kalian merasa bingung tentang apa sih buku agenda itu? Nah aku mau jawab kebingungan kalian nih, yang pertama adalah arti dari buku agenda.

Buku Agenda adalah suatu buku yang digunakan untuk mencatat surat surat masuk dalam satu tahun . Jadi surat surat yang masuk dalam perusahaan atau bisnis  selama satu tahun nantinya akan dicatat di dalam Buku Agenda.

• Fungsi Buku Agenda

Kalian pasti juga ingin tahu kan memang apa sih gunanya punya Buku Agenda ? Buku Agenda itu punya banyak fungsi loh apalagi di perusahaan mau tau? Yuk kita bahas sama sama

1. Bukti surat

Detail setiap surat yang masuk atau keluar dapat diidentifikasi dengan mudah karena adanya Buku Agenda, saat mencari berkas berkas pun akan terbantu dengan adanya Buku Agenda

2. Mengetahui jumlah surat dan masuk dalam jangka waktu tertentu

Nanti perusahaan perlu mengecek kembali berapa jumnlah dari surat yang masu atau keluar dalam jangka waktu tertentu, keadaan seperti itu akan mudah diatasi bila membuat rincian dalam Buku Agenda.

3. Mengetahui penomoran surat keluar

Mengeluarkan sebuah surat dalam perusahaan itu perlu membuat penomoran dari satu surat ke surat yang lain, apabila surat surat yang dikeluarkan sebelumnya telah tercatat dalam buku agenda, maka pemberian nomor akan semakin cepat dilakukan.

4. Membantu Pencarian Surat

Dalam keadaan tertentu, perusahaan  mungkin perlu melihat surat surat yang sebelumnya telah tersimpan, dengan menuliskan identitasnya secara urut pada buku agenda kerja, maka pencarian akan lebih mudah dilakukan

• Macam Macam Buku Agenda

Pasti kalian mengira Buku Agenda itu itu saja iya kan ?  tapi taukah kalian kalau Buku Agenda itu ada berbagai macam loh. Untuk mengetahui lebih lanjut, simak penjelasannya ya

1. Buku Agenda Tunggal

Jenis Buku ini cocok digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dengan penomoran sekaligus secara berurutan pada setiap halaman untuk per halaman. Format dari buku agenda jenis ini biasanya terdiri dari nomor, tanggal penerimaan surat, nama perusahaan pengirim, tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan kepada, keterangan, serta kode arsip.

 

2. Buku Agenda Berpasangan

Jenis Buku Agenda ini terdiri dari buku agenda surat masuk dan surat keluar yang kolomnya dibedakan, atau dibuat secara terpisah. Penomoran dalam jenis buku agenda ini pun juga turut dipisah. Format dari buku agenda jenis ini pada tabel surat masuk biasanya terdiri dari nomor, tanggal penerimaan surat, nama instansi/ perusahaan pengirim, tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan kepada, keterangan, serta kode arsip. Di sisi lain, Format dari buku agenda jenis ini pada tabel surat keluar biasanya terdiri dari nomor, nomor surat, tanggal surat, nama  perusahaan pengirim, tujuan pengiriman surat, lampiran, keterangan, serta file.

• Istilah Dalam Pengurusan Sistem Surat di Buku Agenda

Setelah kita tau arti dan fungsi dari Buku Agenda, nah sekarang aku mau kasih tau bahwa ada beberapa istilah yang sering digunakan dalamdunia pekerjaan (administrasi) administrasi apa saja ya?

1. Buku verbal adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua informasi yang  berkaitan dengan surat keluar selama satu tahun. Terkadang, banyak orang juga menyebut buku ini sebagai buku agenda keluar. Orang yang mengurus buku ini disebut dengan verbalis.
2. Buku arsip/ klaper adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua informasi yang  berkaitan dengan surat yang akan disimpan. Penyimpanan surat diurutkan berdasarkan kode-kode surat sesuai dengan nomor urut yang tertera di surat.
3. Blanko konsep adalah blanko atau formulir yang secara khusus digunakan untuk membuat konsep surat.
4. Blanko surat adalah lembaran kertas surat yang telah disertai dengan kepala surat yang sudah tercetak. Dipergunakan untuk membuat surat yang akan dikirimkan.

 

Jadi itu semua penjelasan soal Buku Agenda seperti, pengetian, fungsi dan juga istilah dalam administrasi, semoga bermanfaat untuk kalian semua!

 

-PRINTING YOUR DREAMS-

Customer service
Alamat : Gubeng Kertajaya VA No. 77, Airlangga, Gubeng, Kota SBY, Jawa Timur 60281
Telp : (031) 99440086
LINE ID : kreasilangit (fast respond)
Website : www.kreasilangit.com
Twitter : @kreasilangit (slow respond)
Facebook : kreasilangit (slow respond)
Instagram : kreasi_langit (fast respond)